Canton de Centre Wellington - 10 août 2026

Enquête sur des réunions tenues par le Conseil de gestion du secteur d’aménagement commercial d’Elora

Barbara Finlay
Ombudsman intérimaire de l’Ontario

Août 2026

Plaintes

1    Mon Bureau a reçu des plaintes concernant des réunions tenues par le Conseil de gestion (« Conseil ») du secteur d’aménagement commercial (« SAC ») d’Elora, un conseil local du Canton de Centre Wellington.

2    D’après la première plainte, le Conseil n’aurait pas donné au public un préavis suffisant de sa réunion du 17 décembre 2024 et que, par conséquent, cette réunion avait été de fait fermée au public, contrairement aux règles des réunions publiques prévues dans la Loi de 2001 sur les municipalités (« Loi »)[1]. La plainte alléguait également que le Conseil n’avait pas adopté de règlement de procédure, contrairement aux exigences de la Loi.

3    Selon la deuxième plainte, la question étudiée à huis clos à la réunion du Conseil du 18 mars 2025 n’entrait pas dans les exceptions aux règles des réunions publiques. De plus, toujours selon la plainte, aucune séance publique n’aurait eu lieu avant le huis clos. Une telle séance aurait permis au public d’assister à l’adoption d’une résolution de huis clos par le Conseil. Enfin, la plainte alléguait que le Conseil avait tenu irrégulièrement une réunion à huis clos le 2 avril 2025, lorsque plusieurs de ses membres se sont réunis de façon informelle pour discuter de l’embauche d’un(e) nouvel(le) administrateur(trice).

4    La troisième plainte alléguait que le Conseil avait changé l’emplacement de la salle de réunion pour sa réunion du 21 août 2025 sans donner au public un préavis suffisant de ce changement, de sorte que la réunion avait été de fait fermée au public. De plus, la plainte alléguait que le Conseil s’était réuni de façon irrégulière à un moment donné avant la réunion afin de discuter des activités du SAC. Enfin, la plainte alléguait que le Conseil avait continué à discuter des activités du SAC après l’ajournement de la réunion, ce qui aurait eu pour effet de tenir une réunion à huis clos irrégulière au sens de la Loi.

5    D’après la quatrième plainte, le Conseil aurait indûment tenu un huis clos vers le 10 octobre 2025 pour discuter de sa position au sujet du projet d’éclairage des espaces verts d’Elora.

6    Mon enquête a révélé que le Conseil n’avait pas fait paraître d’avis public de sa réunion du 17 décembre 2024; cette séance a donc été tenue à huis clos, ce qui est contraire à la Loi. Le Conseil a aussi contrevenu aux paragraphes 238(2) et (2.1) de la Loi parce qu’il n’a pas de règlement de procédure.
 
7    Je conclus aussi que le Conseil a contrevenu à la Loi le 18 mars 2025 en ne tenant aucune séance publique avant son huis clos, séance durant laquelle le public aurait pu assister à l’adoption de la résolution de huis clos. Le Conseil a également dérogé à l’alinéa 239(4)a) de la Loi en n’indiquant pas, dans sa résolution de huis clos, la nature générale de la question à étudier. La discussion à huis clos du Conseil entre dans l’exception aux règles des réunions publiques relative à des renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée.

8    Je statue aussi que la rencontre informelle du 2 avril 2025 constitue une « réunion » au sens de la Loi, laquelle a indûment eu lieu à huis clos.

9    Je juge qu’il n’y a pas eu contravention aux règles des réunions publiques le 21 août 2025, que ce soit concernant le changement de salle ou la brève discussion qui a suivi la levée officielle de la séance. Je conclus également qu’il n’y a pas eu de huis clos indu des membres du Conseil avant la réunion du 21 août pour discuter d’un point.

10    Je conclus que le Conseil a indûment tenu un huis clos le 10 octobre 2025 pour discuter par courriel du projet d’éclairage des espaces verts d’Elora.

Compétence de l’Ombudsman

11    La Loi de 2001 sur les municipalités (la « Loi ») prévoit que toutes les réunions d’un conseil ou d’un conseil local et de leurs comités doivent se tenir en public, sauf celles qui remplissent les conditions des exceptions prévues par la Loi.

12    Depuis le 1er janvier 2008, la Loi accorde à quiconque le droit de demander une enquête visant à déterminer si une municipalité a respecté la Loi en se réunissant à huis clos. Les municipalités peuvent nommer leur propre enquêteur(euse), mais la Loi fait de l’Ombudsman l’enquêteur par défaut dans les municipalités qui n’ont pas désigné le(la) leur.

13    Mon Bureau enquête donc sur les réunions à huis clos du Canton de Centre Wellington et du SAC d’Elora.

14    Lorsque nous enquêtons sur des plaintes concernant des réunions à huis clos, nous cherchons à savoir si les exigences relatives aux réunions publiques énoncées dans la Loi et les procédures applicables de la municipalité ont été respectées.
 
15    Mon Bureau a enquêté sur des centaines de réunions à huis clos. Pour aider les conseils municipaux, le personnel municipal et le public, nous avons créé un recueil en ligne des cas de réunions publiques. Ce recueil interrogeable vise à permettre aux intéressé(e)s d’accéder facilement aux décisions de l’Ombudsman et à ses interprétations des règles des réunions publiques. Les membres du Conseil et le personnel peuvent consulter ce recueil pour éclairer leurs discussions et leurs décisions afin de déterminer si certaines questions devraient ou pourraient être discutées à huis clos, ainsi que pour examiner les questions liées aux procédures des réunions publiques. Des résumés des décisions antérieures de l’Ombudsman sont consultables dans ce recueil : www.ombudsman.on.ca/fr/pour-le-secteur-public-et-les-elues/gouvernement-municipal/recueil-des-cas-reunions-municipales.

16    L’Ombudsman de l’Ontario est également habilité à réaliser des examens et enquêtes impartiaux concernant des centaines d’organismes publics. Cela comprend les municipalités, les conseils locaux et les sociétés contrôlées par des municipalités ainsi que les organismes gouvernementaux provinciaux, les universités financées par les fonds publics et les conseils scolaires. Il peut aussi examiner les plaintes sur les services fournis par les sociétés d’aide à l’enfance et les titulaires de permis d’un foyer, et sur les services en français fournis en vertu de la Loi sur les services en français. Pour en savoir plus sur les organismes relevant de notre Bureau : www.ombudsman.on.ca/fr/se-plaindre/en-quoi-peut-aider/contre-qui-deposer-plainte.

Processus d’enquête

17    Le 18 février, le 8 mai, le 23 octobre et le 18 novembre 2025, mon Bureau a informé le Conseil de son intention d’enquêter sur les quatre plaintes.

18    Nous avons examiné l’acte constitutif du Conseil, le règlement de procédure du Canton de Centre Wellington, les ordres du jour des séances publiques et à huis clos, ainsi que les procès-verbaux des réunions du Conseil du SAC et du Canton, de même que les courriels et documents pertinents. Nous avons aussi rencontré les membres et l’administrateur du Conseil, ainsi que l’ancienne greffière du Canton. Nous avons parlé à l’ancienne administratrice du Conseil avant sa démission, et à une membre du personnel de la Légion d’Elora, où se tiennent parfois les réunions du Conseil.

19    Mon Bureau a obtenu une pleine coopération dans cette affaire.

Contexte

20    Le SAC d’Elora et son Conseil ont été créés par règlement municipal en 1992. Conformément au paragraphe 204(2.1) de la Loi, le Conseil est un conseil local du Canton de Centre Wellington.

21    Depuis que mon Bureau a reçu la première des quatre plaintes, la composition du Conseil a changé quatre fois. Les premiers membres étaient en fonction au moment de la réunion du 17 décembre 2024, mais plusieurs ont démissionné par la suite, dont la présidence.

22    Les membres suivants étaient là au moment des réunions du 18 mars 2025 et du 2 avril 2025.

23    Au printemps 2025, le personnel du Canton a découvert qu’un règlement de 1992 prescrivant la composition du Conseil était toujours en vigueur. Le personnel a dit à mon équipe que la composition du Conseil à ce moment-là ne respectait pas les exigences réglementaires. Pour remédier à la situation, le conseil du Canton de Centre Wellington a, le 16 juin 2025, voté la dissolution du Conseil de gestion et la nomination intérimaire de membres du conseil et du personnel du Canton en attendant la tenue d’une élection générale.

24    Le 22 juillet 2025, le Conseil intérimaire a tenu une assemblée générale annuelle durant laquelle trois candidatures ont été proposées pour le Conseil. À la réunion du 25 août 2025, le conseil du Canton a confirmé les trois candidatures et nommé une conseillère comme quatrième membre.

Réunion du 17 décembre 2024

25    Le Conseil s’est réuni le 17 décembre 2024 à 18 h 30. Son administratrice de l’époque a indiqué à mon Bureau que conformément à sa pratique habituelle, elle avait envoyé l’avis de réunion avec l’ordre du jour par courriel aux membres du SAC, en plus de le publier sur un groupe Facebook privé réservé à ces personnes.

26    Quatre personnes se sont greffées au Conseil à cette réunion, durant laquelle il a été question des activités des Fêtes organisées à Elora, dont le marché de Noël. Les personnes que nous avons rencontrées ont qualifié cette réunion d’explosive, d’hostile, de tendue et de chaotique.

27    Après la réunion, le président, la vice-présidente et l’une des personnes nouvellement nommées au Conseil ont démissionné.

Analyse

Avis

28    L’une des plaintes reçues par mon Bureau alléguait que le Conseil n’avait pas avisé le public de sa réunion, qui avait donc eu lieu à huis clos.

29    Le paragraphe 239(1) de la Loi prévoit que toutes les réunions d’un conseil local doivent être ouvertes au public, sous réserve des exceptions prescrites.

30    Pour qu’une réunion soit publique, le public doit pouvoir y assister et observer le processus de prise de décision[2]. Sans avis adéquat indiquant le lieu, la date et l’heure d’une réunion, la réunion est effectivement fermée au public, en violation de la Loi[3]. Pour être jugé suffisant, l’avis d’un conseil local doit indiquer la date et le lieu de la réunion, puis se tenir à la date et au lieu précisés dans l’avis[4].

31    Dans un rapport de 2018 à la Ville de Hamilton, l’Ombudsman a conclu qu’un comité du conseil municipal avait contrevenu aux règles des réunions publiques prévues dans la Loi en omettant d’aviser le public de ses réunions[5]. Même si le site Web de la Ville précisait la date et l’heure de chaque réunion du comité, aucune indication n’était donnée quant au lieu, et les réunions n’étaient pas tenues aux moments communiqués.

32    En l’espèce, même si le Conseil a avisé les membres du SAC de ses réunions, il n’a pas fait de même pour le grand public. Mon Bureau a été informé que les avis des réunions du Conseil de gestion du SAC d’Elora étaient transmis par l’administratrice, qui les envoyaient avec les ordres du jour par courriel aux membres du SAC, les publiaient sur un groupe Facebook privé réservé à ces personnes, ou les deux. On nous a aussi dit que les ordres du jour des réunions étaient parfois publiés sur la page Facebook publique du SAC, mais que c’était rare, et que ça n’avait pas été le cas pour la réunion du 17 décembre 2024.

33    C’est pourquoi je conclus que le Conseil a omis d’aviser le public de sa réunion du 17 décembre 2024, en contravention aux exigences relatives aux réunions publiques prévues dans la Loi, et donc que cette réunion a eu lieu à huis clos.

34    En réponse à une version préliminaire du présent rapport, le Conseil a indiqué à mon Bureau qu’il donne désormais un avis public de ses réunions en affichant l’ordre du jour sur le site Web du SAC plusieurs jours avant la date de la réunion. Le Conseil nous a informés que cet avis comprend la date, l’heure et le lieu de la réunion. Je félicite le Conseil d’avoir pris ces mesures afin de veiller à ce que le public soit informé des réunions.

Règlement de procedure

35    Selon l’une des plaintes reçues par mon Bureau, le Conseil aurait contrevenu à la Loi de 2001 sur les municipalités parce qu’il n’avait pas de règlement de procédure en place pour prévoir la publication des avis de ses réunions.

36    Selon les paragraphes 238(2) et (2.1) de la Loi, chaque conseil local doit adopter un règlement de procédure qui régit la convocation, le lieu et le déroulement des réunions, et qui prévoit un avis public des réunions[6].

37    En date du 17 décembre 2024, le Conseil n’avait pas de règlement de procédure; il n’avait pas adopté un règlement qu’il aurait rédigé ni le règlement du Canton. Le seul document de statuts du Conseil à ce moment-là était son acte constitutif. Toutefois, cet acte ne traite pas du lieu, du déroulement ni des avis publics des réunions. En ce qui concerne l’avis, l’acte constitutif exige que l’ordre du jour soit envoyé aux membres du Conseil deux jours avant la réunion. L’acte constitutif indique que les membres sont les propriétaires ou les exploitant(e)s des entreprises situées dans les limites géographiques désignées du SAC et inscrites auprès du(de la) greffier(ière) du Canton.

38    C’est pourquoi je statue que le Conseil a contrevenu aux paragraphes 238(2) et (2.1) de la Loi de 2001 sur les municipalités en n’ayant pas de règlement de procédure qui régit la convocation, le lieu et le déroulement des réunions, et prévoit un avis public des réunions.

39    Durant notre enquête, le Conseil a adopté un règlement de procédure à appliquer conjointement avec l’acte constitutif, de manière provisoire. On nous a indiqué que le Conseil prévoyait de produire et d’adopter son propre règlement. 
 
40    En réponse à une version préliminaire du présent rapport, le Conseil a reconnu qu’il doit adopter un nouveau règlement de procédure. J’encourage le Conseil à prendre des mesures concrètes pour adopter un règlement de procédure conforme aux exigences de la Loi.

Réunion du 18 mars 2025

41    Le 18 mars 2025, le Conseil s’est réuni à la Légion d’Elora. L’ancienne greffière du Canton nous a indiqué qu’elle était présente pour aider à la prise des procès-verbaux et pour fournir des conseils sur les procédures au Conseil.

42    Selon l’ordre du jour, la réunion devait commencer à 18 h 30. Toutefois, l’un des premiers points était une séance à huis clos qui devait avoir lieu à 18 h.

43    On nous a dit que la présidence avait ouvert la réunion à 18 h et que le Conseil avait adopté une résolution de huis clos au titre de l’alinéa 239(2)b) de la Loi pour discuter de « renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée, y compris des employés de la municipalité ou du conseil local ». Rien d’autre sur le sujet à aborder dans la discussion ne figurait dans l’ordre du jour ou la résolution, d’après le procès-verbal.

44    On nous a dit que le huis clos visait à discuter d’une question d’emploi. Selon les personnes rencontrées, le Conseil aurait parlé du rendement au travail et des fonctions d’un(e) employé(e).

45    À 18 h 19, le Conseil a adopté une résolution pour revenir en séance publique. Au début de la séance publique, la présidence a dit qu’une séance à huis clos avait eu lieu et que le Conseil n’avait rien à signaler.

Analyse

Avis du début de la reunion

46    Selon la plainte reçue par mon Bureau, aucune réunion ouverte au public n’a eu lieu avant le huis clos.

47    Lorsque sa réunion commence par un huis clos, un conseil municipal, un conseil local ou un comité de l’un ou de l’autre doit d’abord tenir une séance à laquelle le public peut assister et durant laquelle il adopte une résolution de huis clos[7].

48    En l’espèce, même si l’ordre du jour de la réunion du 18 mars 2025 indiquait l’heure de début du huis clos, il ne précisait pas qu’une séance publique aurait lieu à 18 h. Au contraire, selon l’ordre du jour, la réunion devait commencer à 18 h 30. Un(e) membre du public n’aurait pas nécessairement su que pour assister à l’adoption de la résolution de huis clos du Conseil, il(elle) aurait dû être là à 18 h.

49    Puisque le Conseil a omis d’informer adéquatement le public de l’heure du début de la réunion, celle-ci a bel et bien eu lieu à huis clos lorsqu’elle a commencé à 18 h, ce qui contrevient à la Loi.

Résolution

50    Mon Bureau a aussi examiné le caractère suffisant de la résolution de huis clos adoptée le 18 mars 2025.

51    L’alinéa 239(4)a) de la Loi prévoit qu’avant un huis clos, un conseil local doit adopter une résolution indiquant le fait que la réunion doit se tenir à huis clos et la nature générale de la question devant y être étudiée. Dans l’arrêt Farber v. Kingston, la Cour d’appel de l’Ontario a souligné qu’une résolution de retrait à huis clos [traduction] « devait comporter une description générale de la question à étudier pour maximiser les renseignements communiqués au public sans compromettre la raison » de tenir la réunion à huis clos[8].

52    Mon Bureau a déjà interprété ce passage comme signifiant que le conseil municipal ou le conseil local doit donner plus de détails dans sa résolution que seulement l’exception aux règles des réunions publiques qu’il invoque[9].

53    Déclarer publiquement qu’une réunion se tiendra à huis clos et indiquer les questions qui seront discutées à huis clos n’est pas une simple formalité technique[10]. L’objectif de cette obligation est de renforcer la transparence de la démocratie locale et de veiller à ce que les décideur(euse)s rendent des comptes lorsqu’ils(elles) discutent de questions à huis clos. Le non-respect de cette obligation peut entraîner une perte de confiance du public envers la gouvernance municipale.

54    En l’espèce, le Conseil a indiqué dans sa résolution l’exception aux règles des réunions publiques invoquée pour passer à huis clos, mais non la nature générale de la question devant être étudiée durant cette séance. L’ordre du jour ne précisait pas non plus le sujet de la discussion.

55    Mon Bureau a été informé que le Conseil ne pouvait pas fournir plus de détails au public sans compromettre l’objectif du huis clos, puisque la discussion portait sur un(e) employé(e).

56    Il arrive qu’on ne puisse pas indiquer dans une résolution plus d’information que l’exception aux règles des réunions publiques invoquée, mais, d’après mon expérience, ces cas sont rares. En l’espèce, le Conseil aurait pu énoncer le sujet de la discussion, par exemple « question liée à l’emploi » ou « question relative aux ressources humaines », sans porter atteinte à la raison du huis clos.

57    Par conséquent, je conclus que la résolution du Conseil contrevient à l’alinéa 239(4)a) de la Loi.

Applicabilité de l’exception relative aux renseignements privés concernant une personne pouvant être identifiée

58    D’après la plainte reçue, la question étudiée à huis clos à la réunion du Conseil du 18 mars 2025 n’entrait pas dans les exceptions aux règles des réunions publiques prévues dans la Loi.

59    L’exception relative aux renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée s’applique aux discussions où de tels renseignements peuvent raisonnablement permettre d’identifier une personne en particulier[11].

60    Pour être considéré comme étant privé, un renseignement doit concerner une personne à titre personnel et non à titre professionnel ou officiel. Toutefois, l’exception peut aussi s’appliquer aux discussions au sujet d’une personne à titre professionnel, si elles révèlent quelque chose de personnel à son sujet[12]. Mon Bureau a déjà statué que les discussions au sujet du rendement au travail[13] d’une personne et de son salaire[14] entrent dans l’exception des renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée.

61    Durant le huis clos du 18 mars 2025, le Conseil a discuté du rendement au travail et du salaire d’un(e) employé(e). Par conséquent, la discussion à huis clos relevait de l’exception à la Loi relative aux renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée.

Compte rendu

62    Bien que la Loi ne l’exige pas, mon Bureau recommande comme pratique exemplaire aux conseils municipaux, aux conseils locaux et aux comités de l’un ou de l’autre de faire un compte rendu après le huis clos pour communiquer de l’information générale sur ce qui s’est dit[15]. Un compte rendu peut consister en une discussion générale, en séance publique, sur les sujets examinés à huis clos, accompagnée d’information sur les décisions prises, les résolutions adoptées et les directives données au personnel. Dans d’autres cas, la nature des discussions tenues à huis clos peut permettre de communiquer beaucoup plus de renseignements au public[16].

63    En l’espèce, les personnes rencontrées ont dit à mon Bureau que rien n’aurait pu figurer dans le compte rendu. Toutefois, à mon avis, le Conseil aurait pu rendre compte de la nature générale de la question étudiée et des directives données à l’un(e) de ses membres.

64    Faire un compte rendu après chaque séance à huis clos permet de fournir au public des renseignements importants sur les questions discutées à huis clos, et d’inspirer confiance dans le fait que la réunion s’est dûment tenue à huis clos. J’encourage fortement le Conseil à adopter comme pratique exemplaire de faire des comptes rendus lorsque c’est possible.

Rencontre du 2 avril 2025

65    À la réunion publique du 18 mars 2025, l’administratrice a démissionné. Mon Bureau a été informé que, par la suite, quatre membres du Conseil se sont rencontrés le 2 avril 2025 pour rédiger une nouvelle description du poste d’administrateur(trice) en vue de publier une offre d’emploi.

66    La rencontre a eu lieu en matinée dans les locaux d’un des quatre membres, avant l’ouverture. Le public n’a pas été informé de cette rencontre, et aucun procès-verbal n’a été dressé. Selon trois des quatre membres, la rencontre a duré plus d’une heure, mais d’après l’autre, elle a duré plus de deux heures.

67    Les quatre membres nous ont dit qu’avant la rencontre, l’un(e) d’eux(elles) avait rencontré l’ancienne administratrice pour passer en revue ses fonctions. Ces personnes nous ont expliqué que lors de la rencontre, elles avaient mis à jour la description de poste d’après ce que l’ancienne administratrice leur avait dit et ce qu’elles estimaient être les fonctions de la personne qui serait retenue.

68    Bien qu’aucun(e) des membres n’eût de notes à fournir concernant la rencontre, les quatre se rappelaient que la discussion avait porté sur la mise à jour de la description de poste. Personne ne se souvenait d’avoir discuté du rendement au travail de l’ancienne administratrice.

69    Mon Bureau a appris que le seul résultat découlant de cette discussion était que l’un(e) des membres a tapé et publié la description de poste convenue.

Analyse

70    Selon la plainte reçue par mon Bureau, la rencontre du 2 avril 2025 était une réunion à huis clos tenue illégalement aux termes de la Loi de 2001 sur les municipalités.

71    Pour qu’il y ait « réunion » d’un conseil municipal, d’un conseil local ou d’un comité de l’un ou de l’autre au sens de la Loi, la rencontre doit répondre à deux critères :

i.    le quorum est atteint;
ii.    les discussions font avancer de façon importante les travaux ou la prise de décision du conseil municipal, du conseil local ou du comité[17].

Quorum

72    Deux membres du Conseil nous ont dit que le personnel du Canton leur avait indiqué que les réunions des « groupes de travail » et des « sous-comités » n’avaient pas à être ouvertes au public.

73    Mon Bureau a déjà conclu que le nom ou l’appellation d’une entité ne détermine pas si ses réunions sont assujetties ou non aux règles des réunions publiques prévues dans la Loi[18]. Ce qui compte, c’est à savoir s’il s’agit d’un conseil municipal, d’un conseil local ou d’un comité de l’un ou de l’autre.

74    En l’espèce, quatre des sept membres du Conseil étaient présent(e)s à la rencontre du 2 avril 2025; le quorum était donc atteint.

Faire avancer de façon importante les travaux ou la prise de decision

75    Les discussions, les débats ou les décisions qui visent à obtenir des résultats précis, ou à persuader les décideur(euse)s d’une façon ou d’une autre, sont susceptibles d’être considérés comme visant à « faire avancer de façon importante » les travaux ou la prise de décision d’un conseil municipal ou d’un conseil local[19]. Il est peu probable que le simple fait de recevoir ou d’échanger de l’information « fasse avancer de façon importante » les travaux ou la prise de décision, tant qu’il n’y a pas de tentative de discuter ou de débattre de cette information relativement à une question précise qui est soumise, ou sera soumise, à un conseil municipal, à un comité ou à un conseil local[20].

76    En l’espèce, les quatre membres du Conseil présent(e)s à la rencontre du 2 avril 2025 étaient unanimes : la discussion avait porté sur les fonctions de l’ancienne administratrice et celles que le(la) futur titulaire devrait avoir selon les membres, en vue de produire une nouvelle description de poste.

77    Les membres avaient défini le rôle et les fonctions du poste, une décision qui relevait de la compétence du Conseil. Puisque la discussion et la prise de décision visaient un résultat précis, j’ai estimé que la discussion avait fait avancer de façon importante les travaux et la prise de décision du Conseil.

78    Par conséquent, je conclus que la rencontre du 2 avril 2025 constituait une « réunion » au sens de la Loi.

79    Sans avis adéquat indiquant le lieu, la date et l’heure d’une réunion, cette dernière est bien tenue à huis clos. Le Conseil n’a pas informé le public de sa réunion. Par conséquent, je conclus que le Conseil de gestion du SAC a indûment tenu une réunion à huis clos lorsque quatre de ses membres se sont rencontrés le 2 avril 2025.

Réunion du 21 août 2025

80    Au moment de la réunion du 21 août 2025, le SAC d’Elora avait un nouveau Conseil en place, composé de seulement quatre membres : trois personnes choisies parmi l’ensemble des membres du SAC à une réunion le 22 juillet 2025, et une conseillère nommée par le Canton. Le Conseil avait aussi embauché un nouvel administrateur.

81    Le 21 août 2025, le nouveau Conseil s’est réuni à 18 h 30. Selon l’ordre du jour publié sur le site Web du SAC d’Elora avant la réunion, celle-ci devait avoir lieu à la [traduction] « salle avec terrasse à l’étage de la Légion d’Elora ».

82    Mon Bureau a appris que le soir de la réunion, le lieu avait été changé pour la [traduction] « salle de conférence », un endroit climatisé disponible à ce moment-là.

83    On nous a dit que la salle avec terrasse était adjacente à la salle de conférence, mais qu’une cuisine et une petite pièce attenante les séparaient. Rien n’a été fait pour informer le public du changement de salle.

84    L’un des points à l’ordre du jour de la réunion était l’attribution, par le Conseil, de certaines fonctions aux personnes nouvellement nommées. Selon le procès-verbal, un membre a été nommé président, une autre, vice-présidente, et une troisième personne a été nommée secrétaire-trésorière. La conseillère du Canton n’a pas été nommée à une fonction précise. Le Conseil a adopté une motion pour affecter ces personnes à leurs nouvelles fonctions.

85    On nous a dit qu’après la levée officielle de la séance, une brève discussion avait eu lieu entre les membres du Conseil et la greffière de l’époque, qui était présente a cette réunion. L’avocat du Canton avait proposé des modifications à apporter à l’acte constitutif du SAC, et la greffière avait demandé aux membres comment ils(elles) souhaitaient recevoir ces changements. Mon Bureau a appris que les membres du Conseil avaient dit souhaiter recevoir l’information par courriel, en plus d’assister à une présentation de l’avocat.

Analyse

Changement de lieu

86    La plainte reçue par mon Bureau avançait que le Conseil avait modifié le lieu de sa réunion du 21 août 2025 sans avis suffisant au public, ce qui avait débouché sur un huis clos.

87    Selon le paragraphe 238(2.1) de la Loi, un règlement de procédure prévoit un avis public des réunions. Toutefois, la Loi ne précise pas le contenu de cet avis.

88    Mon Bureau a déjà conclu qu’une interprétation raisonnable de ce qu’est un « avis » adéquat inclut l’heure, la date et le lieu de la réunion[21]. Sans avis du lieu où se tiendra une réunion, les membres du public se voient en fait privés du droit d’observer son déroulement[22].

89    Dans un rapport précédent, mon Bureau a statué que la Ville d’Owen Sound n’avait pas adéquatement informé le public d’une réunion lorsque le Conseil s’était réuni pour la première partie de celle-ci dans une salle de conférence au sous-sol plutôt que dans la salle du Conseil, comme le précisait l’ordre du jour[23]. Dans ce dossier, le règlement de procédure indiquait aussi à tort qu’une salle du deuxième étage était utilisée pour les premières parties des réunions du Conseil. J’ai donc statué que le Conseil n’avait pas indiqué correctement le lieu où se tiendrait la première partie de sa réunion.

90    En l’espèce, les personnes rencontrées ont convenu que le soir de la réunion, la salle était passée de la [traduction] « salle avec terrasse » à la [traduction] « salle de conférence ».

91    Cependant, ces deux salles se trouvent à l’étage supérieur de la Légion et sont reliées par une cuisine et une pièce attenante. On nous a aussi dit que la façon courante d’accéder à la salle avec terrasse consiste à traverser la salle de conférence, puis à passer soit par la cuisine, soit par la pièce attenante. Le seul autre moyen d’entrer dans cette salle est de passer par la terrasse extérieure. La plupart des personnes voulant se rendre à la salle avec terrasse passeraient donc d’abord par la salle où se déroulait la réunion.

92    Les personnes rencontrées étaient d’avis qu’il n’était pas nécessaire de placer une affiche ou d’informer autrement le public du changement de salle. Une personne nous a dit que les deux pièces étaient reliées presque au point de n’en former qu’une seule. D’autres ont dit estimer que quiconque se trouvait dans la salle avec terrasse aurait forcément vu ou entendu que la réunion avait lieu dans la salle de conférence. On nous a aussi expliqué que si quelqu’un était entré dans la Légion par la [traduction] « salle de réunion » au rez-de-chaussée, le personnel aurait dirigé cette personne vers la salle de conférence.

93    La proximité et le lien entre la salle avec terrasse et la salle de conférence diffèrent de la situation décrite dans le rapport d’Owen Sound, où on avait dit au public que la réunion aurait lieu à un autre étage du bâtiment. J’estime que dans ces circonstances, le changement de salle de réunion – de la salle avec terrasse à la salle de conférence adjacente située au même étage de la Légion d’Elora – ne constituait pas un changement de lieu empêchant les membres du public de savoir où se déroulait la réunion du 21 août 2025.

Allégation de réunion à huis clos avant le 21 août 2025

94    D’après la plainte reçue par mon Bureau, les trois nouveaux(elles) membres du Conseil choisi(e)s parmi les membres du SAC à la réunion du 22 juillet 2025 s’étaient rencontré(e)s avant le 21 août 2025 pour discuter et déterminer qui assumerait la présidence, la vice-présidence et la trésorerie. Toujours selon la plainte, il n’y aurait eu aucune discussion à la réunion d’août, mais chaque membre n’aurait présenté sa candidature que pour un seul poste.

95    Les trois membres du Conseil ont dit à mon Bureau ne pas s’être rencontré(e)s entre le 22 juillet et le 21 août 2025, mais l’avoir fait avant la réunion de juillet, avant d’être choisi(e)s pour siéger au Conseil. C’est à ce moment qu’ils(elles) avaient décidé du rôle de chacun(e) si leur candidature était retenue. Je considère le témoignage des trois membres comme étant crédible, et mon Bureau n’a reçu aucun élément de preuve laissant croire que la discussion a eu lieu à un autre moment.

96    Par conséquent, je conclus que le Conseil n’a pas indûment tenu de réunion à huis clos avant le 21 août 2025.

Discussion après la réunion

97    La plainte adressée à mon Bureau signalait qu’après la levée officielle de la séance du 21 août, une discussion avait eu lieu et que cet échange avait fait avancer les travaux du Conseil, et constituait donc une réunion illégalement tenue à huis clos aux termes de la Loi.
 
98    Comme nous l’avons mentionné plus tôt, pour parler d’une « réunion » au sens de la Loi de 2001 sur les municipalités, il faut que le quorum du conseil local se rencontre pour discuter d’une question d’une manière qui fait avancer de façon importante les travaux ou la prise de décision. Si le quorum est atteint, mais que les membres ne font pas avancer de façon importance les travaux ou la prise de décision, la rencontre n’est pas considérée comme une réunion visée par les règles des réunions publiques. Mon Bureau a déjà conclu que les discussions sur les options de procédure ne font généralement pas avancer de façon importante les travaux ou la prise de décision[24].

99    Par exemple, dans une lettre à la Ville de London, l’Ombudsman a statué qu’un courriel envoyé par le maire à l’ensemble des membres du Conseil et contenant de l’information et une demande procédurale sur le moment où les membres devaient présenter des motions n’avait pas fait avancer de manière importante les travaux ou la prise de décision parce que ce courriel portait sur une question de procédure[25].

100    En l’espèce, les personnes rencontrées ont dit à mon Bureau que la discussion ayant suivi la réunion du 21 août 2025 portait sur des modifications à apporter au règlement constitutif de 1992 du Conseil du SAC. On nous a signalé que la greffière du Canton avait informé les membres du Conseil que l’avocat du Canton s’occupait des modifications et voulait savoir comment les membres voulaient recevoir le règlement modifié. Il n’aurait pas été question du fond des modifications. L’avocat a présenté le règlement modifié à la réunion du Conseil du 21 octobre 2025.

101    Je conclus que la discussion s’était limitée à un simple échange d’information procédurale. Personne n’a tenté de discuter ou de débattre de cette information. Par conséquent, le bref échange qui a eu lieu entre les membres du Conseil et la greffière du Canton après la levée de la séance le 21 août 2025 ne constituait pas une « réunion » au sens de la Loi.

Projet d’éclairage des espaces verts d’Elora

102    Le 10 octobre 2025, le Conseil a envoyé une lettre à l’ensemble des membres du SAC pour obtenir leurs commentaires sur une proposition de financement de l’éclairage des espaces verts au centre-ville d’Elora à l’hiver 2025-2026 (« projet d’éclairage des espaces verts d’Elora »). Cette lettre était signée par trois membres du Conseil.

103    Était joint à la lettre un rapport du personnel du conseil du Canton qui indiquait le coût du projet et dans lequel on proposait de puiser dans la réserve générale. Toutefois, dans sa lettre aux membres du SAC, le Conseil précisait que l’éclairage relevait [traduction] « habituellement du SAC ». Il ajoutait ne pas savoir exactement quel montant il pourrait verser, mais tenait à faire savoir au conseil du Canton qu’il soutenait l’initiative et essaierait de dégager des fonds du budget du SAC. Le Conseil demandait aux membres du SAC de lui faire part de leurs idées et commentaires avant la réunion du Canton du 14 octobre 2025, date à laquelle il prévoyait s’exprimer publiquement sur la question.

104    Les trois membres du Conseil ont indiqué à mon Bureau que cette lettre faisait suite à une démarche du personnel du Canton auprès de la présidence du Conseil afin de solliciter un appui financier pour l’éclairage et d’obtenir une réponse rapide. Les trois membres du Conseil avaient communiqué entre eux par courriel et avaient décidé d’envoyer une lettre afin de solliciter les commentaires des membres du SAC, puis de rédiger et de finaliser cette lettre, qui a ensuite été envoyée par l’administrateur. Les trois membres nous ont indiqué qu’au moment de l’envoi de la lettre, le Conseil n’avait pas encore pris la décision de contribuer au financement de l’éclairage.

105    L’administrateur nous a indiqué qu’il avait transmis les commentaires des membres du SAC en transférant les courriels reçus aux membres du Conseil. Les trois membres du Conseil ont affirmé ne pas avoir discuté des commentaires obtenus.

106    Le 14 octobre 2025, le président du Conseil s’est adressé au conseil du Canton lors d’une réunion publique où il a annoncé l’aide financière du SAC pour le projet, tout en précisant qu’il ne pouvait pas divulguer d’information sur le montant de la contribution avant que la question soit débattue à la prochaine réunion du Conseil.

107    À la réunion du Conseil du SAC du 21 octobre 2025, il a été question du projet d’éclairage des espaces verts d’Elora. Des membres du personnel du Canton ont fait une présentation. Selon le procès-verbal, le Conseil voulait obtenir des précisions financières avant de pouvoir affecter des fonds du SAC au projet d’éclairage. Ce point a été reporté jusqu’à la réception d’une nouvelle analyse financière.

Analyse

108    Mon Bureau a reçu une plainte alléguant que le Conseil du SAC a illégalement tenu une ou plusieurs réunions à huis clos vers le 10 octobre 2025 et avant le 14 octobre 2025. Selon la plainte, cette ou ces réunions auraient eu lieu parce que la lettre envoyée par le Conseil aux membres du SAC le 10 octobre laissait entendre que la décision avait été prise de financer le projet, même si le sujet n’avait pas été abordé durant une réunion du SAC. La plainte alléguait aussi qu’à la réunion du conseil du Canton du 14 octobre, la présidence avait communiqué la position du Conseil, en l’absence d’une réunion publique durant laquelle il aurait été question de cette position.

109    Mon Bureau a déjà statué qu’aux fins du quorum, les membres peuvent être « présent(e)s » dans un « lieu électronique », ce qui comprend les échanges de courriels[26].

110    En l’espèce, les courriels examinés par mon Bureau ont révélé que trois des quatre membres du Conseil avaient échangé par courriel sur l’envoi d’une lettre à l’ensemble des membres pour obtenir leur avis sur le financement par le SAC du projet d’éclairage des espaces verts. Même si on nous a dit que le Conseil n’avait pas encore pris de décision, certaines formulations dans les courriels et la lettre laissent entendre le contraire.

111    À la réunion du conseil du Canton du 14 octobre 2025, la présidence avait insinué que le Conseil avait déjà comme but de financer le projet d’éclairage des espaces verts d’Elora en 2025 et après.

112    Comme nous l’avons déjà mentionné, les discussions qui visent à obtenir des résultats précis ou à persuader les décideur(euse)s d’une façon ou d’une autre sont susceptibles de faire avancer de façon importante les travaux ou la prise de décision d’un conseil local[27].

113    En l’espèce, la discussion entre les membres du Conseil visait à faire avancer de façon importante la prise de décision concernant le financement du projet d’éclairage. De plus, elle portait sur une question précise qui serait ensuite présentée au Conseil du SAC à sa réunion du 21 octobre 2025[28].

114    Par conséquent, je conclus que le Conseil du SAC a indûment tenu une réunion à huis clos lorsque ses membres ont discuté du projet d’éclairage des espaces verts d’Elora par courriel le 10 octobre 2025.

115    En réponse à une version préliminaire du présent rapport, le Conseil a reconnu ne pas avoir suivi les procédures appropriées. Toutefois, il a souligné qu’il cherchait à répondre au souhait du Canton d’obtenir rapidement une décision concernant le financement de l’éclairage des Fêtes et qu’il estimait, par conséquent, disposer de peu de temps pour prendre cette décision. Bien que je reconnaisse les intentions du Conseil et les circonstances en cause, je l’encourage à envisager à l’avenir d’autres solutions conformes aux règles régissant les réunions publiques et aux règlements applicables, notamment la convocation d’une réunion extraordinaire lorsque cela est indiqué.

Formation

116    Les conseils locaux sont souvent composés de bénévoles provenant du public. C’est le cas du Conseil du SAC d’Elora, dont la totalité des membres sont des bénévoles, sauf la représentante du conseil du Canton.

117    On nous a indiqué que les membres du Conseil siégeant au moment de la réunion du 17 décembre 2024 avaient reçu, après leur première élection, une formation sur les règles régissant les réunions publiques prévues par la Loi de 2001 sur les municipalités. Toutefois, les personnes qui ont siégé au Conseil par la suite n’ont pas reçu une telle formation.

118    Il est important que les municipalités veillent à ce que les membres du conseil, mais aussi les membres des comités et des conseils locaux, comprennent parfaitement leurs obligations en matière de réunions publiques et la façon de les remplir. Le Canton de Centre Wellington doit faire en sorte que les membres des comités et des conseils locaux suivent rapidement la formation sur les règles des réunions publiques, au besoin. Mon Bureau a préparé des ressources, dont un recueil des cas en ligne, le document Réunions publiques : Guide pour les municipalités, des cartes-conseils et des webinaires. Toutes ces ressources peuvent être utilisées pour cette formation.

119    En réponse à une version préliminaire du présent rapport, le Conseil a indiqué à mon Bureau que l’actuel greffier du Canton s’était engagé à offrir cette formation au nouveau Conseil lorsque celui-ci la recevra à la suite des élections municipales d’octobre 2026. J’encourage tant le Conseil que le Canton à veiller à ce que cette formation soit offerte afin d’aider tous les membres du Conseil à respecter les obligations qui leur incombent en vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités.

Opinion

120    Le Conseil de gestion du secteur d’aménagement commercial d’Elora n’a pas avisé le public de sa réunion du 17 décembre 2024; celle-ci s’est donc déroulée à huis clos, ce qui est contraire à la Loi. Le Conseil a aussi contrevenu aux paragraphes 238(2) et (2.1) de la Loi parce qu’il n’a pas de règlement de procédure.

121    Le Conseil a aussi contrevenu à la Loi le 18 mars 2025 en ne tenant aucune séance durant laquelle le public aurait pu assister à l’adoption d’une résolution de huis clos. Ce jour-là, le Conseil a dérogé à l’alinéa 239(4)a) de la Loi en n’indiquant pas, dans sa résolution de huis clos, la nature générale de la question à étudier. Toutefois, sa discussion durant le huis clos entre dans l’exception aux règles des réunions publiques relative à des renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée.

122    La rencontre informelle du 2 avril 2025 constitue une « réunion » au sens de la Loi, laquelle a indûment eu lieu à huis clos.

123    Il n’y a pas eu contravention aux règles des réunions publiques le 21 août 2025 lorsque le Conseil a changé la salle de sa réunion et que ses membres ont brièvement discuté d’une question de procédure après la levée officielle de la séance. De plus, mon enquête a révélé qu’aucune réunion à huis clos illégale des membres du Conseil n’avait eu lieu avant la réunion du 21 août 2025 pour discuter du rôle précis à attribuer à chaque membre.

124    Je conclus que le Conseil a indûment tenu un huis clos le 10 octobre 2025 pour discuter par courriel du projet d’éclairage des espaces verts d’Elora.

Recommandations

125    Je formule les recommandations suivantes afin d’aider le Conseil de gestion du SAC d’Elora à remplir ses obligations aux termes de la Loi et à améliorer la transparence de ses réunions :

Rapport

126    Le Conseil de gestion du secteur d’aménagement commercial d’Elora et le Conseil du Canton de Centre Wellington ont pu examiner une version préliminaire du présent rapport et la commenter pour notre Bureau. Tous les commentaires reçus ont été pris en considération dans la préparation du présent rapport final.

127    Le présent rapport sera publié sur le site Web de mon Bureau et devrait aussi être rendu public par le Conseil de gestion du secteur d’aménagement commercial d’Elora. Conformément au paragraphe 239.2(12) de la Loi de 2001 sur les municipalités, le Conseil devrait adopter une résolution indiquant comment il entend y donner suite.

_________________________
Barbara Finlay
Ombudsman intérimaire de l’Ontario

[1] L.O. 2001, chap. 25.
[2] Ombudsman de l'Ontario, Enquête sur des réunions tenues par la Saugeen Municipal Airport Commission, (décembre 2021), au paragraphe 41, en ligne.
[3] Ibid.
[4] Ombudsman de l'Ontario, Enquête sur une plainte à propos d’une réunion extraordinaire tenue par la Municipalité de Russell le 2 avril 2020 par voie de participation électronique, (avril 2020), au paragraphe 41, en ligne.
[5] Ombudsman de l'Ontario, Enquête sur une plainte à propos de réunions tenues par le Comité consultatif sur la gestion des déchets de la Ville de Hamilton le 27 septembre 2017 et le 31 janvier 2018, (mai 2018), aux paragraphes 23 à 26, en ligne.
[6] Loi de 2001 sur les municipalités, supra note 1, paragraphes 238(2) et (2.1).
[7] Loi de 2001 sur les municipalités, supra note 1, paragraphe 239(4); Ombudsman de l'Ontario, Enquête sur des plaintes à propos de réunions à huis clos tenues par la Municipalité de Temagami, (février 2021), au paragraphe 57, en ligne.
[8] Farber v. Kingston (City), 2007 ONCA 173, au paragraphe 21, en ligne.
[9] Ombudsman de l'Ontario, Enquête sur une réunion à huis clos tenue par le Canton d’Emo le 23 juin 2020, (octobre 2020), au paragraphe 18, en ligne.
[10] Ombudsman de l'Ontario, Enquête sur une plainte à propos d’une réunion tenue par le conseil de la Municipalité de Casselman le 26 octobre 2021, (août 2022), au paragraphe 18, en ligne.
[11] Ombudsman de l'Ontario, Enquête sur des réunions à huis clos tenues par la Ville d’Amherstburg le 8 août, le 13 septembre, le 8 novembre et le 16 novembre 2021, (juillet 2022), au paragraphe 19, en ligne [« Amherstburg 2022 »]; Ombudsman de l'Ontario, Enquête visant à déterminer si le Conseil de la Ville d’Amherstburg a tenu une réunion à huis clos illégale le 10 décembre 2014, (avril 2015), au paragraphe 22, en ligne.
[12] Ombudsman de l'Ontario, Enquête visant à déterminer si les Conseils du Canton d’Armour et du Village de Burk’s Falls ont tenu des réunions à huis clos illégales le 16 janvier 2015, (octobre 2015), au paragraphe 68, en ligne.
[13] Ombudsman de l'Ontario, Enquête sur une plainte à propos d’une réunion tenue par la Ville de Kirkland Lake le 25 août 2020, (juillet 2021), aux paragraphes 26 à 32, en ligne.
[14] Ombudsman de l'Ontario, Enquête sur des réunions tenues par le conseil du Canton de Nipissing les 17 février, 9 mars, 6 avril, 18 mai, 8 juin, 13 juillet et 3 août 2021, (janvier 2023), aux paragraphes 23 et 28, en ligne; Ombudsman de l'Ontario, Enquête visant à déterminer si le Conseil du Canton de Russell a tenu une réunion à huis clos illégale le 1er juin 2015, (novembre 2015), au paragraphe 31, en ligne.
[15] Amherstburg 2022, supra note 11, au paragraphe 70.
[16] Ibid.
[17] Loi de 2001 sur les municipalités, supra note 1, paragraphe 238(1).
[18] Ombudsman de l'Ontario, Enquête sur les réunions tenues par le groupe consultatif sur le budget de 2025 de la Ville de Cobalt les 6 et 27 mars et le 23 avril 2025, (février 2026), au paragraphe 26, en ligne; Ombudsman de l'Ontario, Enquête sur des réunions tenues par le Comité d’examen des subventions municipales / Groupe de travail sur l’examen des subventions municipales de la Ville de Cornwall le 9 et le 30 novembre 2021, (février 2023), au paragraphe 25, en ligne.
[19] Ombudsman de l'Ontario, Enquête sur une plainte à propos de séances d’information le 7 mars 2018 avec un quorum des conseillers du Village de Casselman, (août 2018), au paragraphe 31, en ligne [« Casselman »].
[20] Ibid.
[21] Ombudsman de l'Ontario, Enquête sur les allégations de violations de la Loi de 2001 sur les municipalités par la Ville d’Owen Sound les 27 avril, 25 mai et 15 juin 2015, (novembre 2015), au paragraphe 26, en ligne.
[22] Ibid., au paragraphe 27.
[23] Ibid., au paragraphe 28.
[24] Lettre de l’Ombudsman à la Ville de London (2 octobre 2025), à la p 4, en ligne.
[25] Ibid.
[26] Ombudsman de l'Ontario, Enquête sur des échanges de courriels entre les membres du Conseil du Canton de Frontenac Islands les 15 et 16 août 2024, (juillet 2025), aux paragraphes 22 à 24, en ligne; Ombudsman de l'Ontario, Enquête sur des rencontres informelles tenues par le Conseil du Canton de The North Shore le 20 mars 2024 et entre le 21 mars et le 25 mars 2024, (février 2025), aux paragraphes 8 et 9, en ligne.
[27] Casselman, supra note 19, au paragraphe 31.
[28] Ibid.