L’Ombudsman a examiné des plaintes concernant huit réunions du Conseil de la Ville de Saugeen Shores, dans lesquelles il était allégué que, pour sept de ces huit réunions, le public n’avait pas reçu suffisamment de renseignements sur le sujet abordé lors des séances à huis clos. L’Ombudsman a examiné la pratique générale de la Ville en matière de compte rendu à la suite des séances à huis clos, laquelle consistait à reprendre le même libellé que celui figurant à l’ordre du jour de la réunion. L’Ombudsman a encouragé la Ville, dans la mesure du possible, à faire rapport de renseignements significatifs sur les discussions tenues lors de ses séances à huis clos.
L’Ombudsman a reçu des plaines alléguant que le conseil de la Ville d’Amherstburg avait enfreint les règles des réunions publiques énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités les 8 août, 13 septembre et 16 novembre 2021. Au début de la réunion du conseil le 13 septembre, le conseil a fait des comptes rendus des réunions à huis clos du 8 août et du 13 septembre 2021, qui expliquaient simplement les exceptions invoquées pour tenir ces réunions à huis clos. Après la réunion à huis clos du 16 novembre, aucun renseignement n’a été communiqué au public sur les sujets discutés à huis clos. L’Ombudsman a encouragé le conseil à adopter la pratique exemplaire qui consiste à faire rapport en communiquant des renseignements significatifs, dans la mesure du possible, sur les délibérations à huis clos.
L’Ombudsman a reçu une plainte sur la quantité d’information que le conseil du Canton de Loyalist avait partagée quand il avait fait rapport de sa discussion en séance à huis clos le 8 juillet 2019. L’Ombudsman a conclu que le rapport du conseil avait informé le public des résultats de la discussion du conseil.
L’Ombudsman s’est penché sur trois réunions du Conseil pour le Canton de Carling, les 27 juillet, 10 octobre et 13 novembre 2018. Le Conseil n’a pas fait compte rendu après les séances à huis clos. L’Ombudsman a noté que, dans certains cas, un compte rendu public peut prendre la forme d’une discussion générale en séance publique des sujets abordés à huis clos, accompagnée de renseignements à propos de toute décision, résolution et directive donnée durant le huis clos. Toutefois, dans d’autres cas, la nature de la discussion peut se prêter à communiquer de nombreux renseignements au public sur la séance à huis clos.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par la Zone d’amélioration commerciale (ZAC) de Walkerton pour discuter de modifications de ses règlements, en invoquant l’exception des litiges actuels ou éventuels. L’Ombudsman a recommandé qu’à titre de pratique exemplaire, la ZAC fasse un compte rendu de ses séances à huis clos et donne des renseignements généraux sur ses délibérations à huis clos. L’Ombudsman a souligné que, dans certains cas, le compte rendu public peut prendre la forme des renseignements donnés dans la résolution autorisant le huis clos, accompagnés de toute décision prise ou de toute directive donnée au personnel en séance à huis clos, tandis que dans d’autres cas, le compte rendu peut comprendre beaucoup plus de renseignements sur la discussion à huis clos.
L’Ombudsman a examiné plusieurs réunions à huis clos tenues par le conseil du Canton de Chamberlain. L’Ombudsman a encouragé le conseil à faire des comptes rendus de ses délibérations à huis clos de manière générale. L’Ombudsman a souligné que, dans certains cas, les comptes rendus au public prennent la forme d’une discussion générale en séance publique sur les sujets examinés à huis clos, accompagnée des directives, décisions et résolutions qui ont lieu à huis clos. Dans d’autres cas, cependant, la nature de la discussion peut se prêter à communiquer beaucoup de renseignements au public sur la séance à huis clos.